5.11.2025
Älä heitä rahaa roskiin – Tunnista huijauslasku
”Ei meille mitään huijauslaskuja tule”
Eikö? On hyvä tiedostaa, että huijauslaskuja voi tulla kenelle tahansa toimijalle – koosta, muodosta ja toimialasta riippumatta. Ne eivät kohdistu vain yrityksiin vaan myös yhdistykset, säätiöt ja muut organisaatiot ovat otollisia kohteita huijareille. Tunnistatko sinä huijauslaskun?
Huijauslasku näyttää yleensä samalta kuin mikä tahansa muukin lasku. Se saattaa tulla oikealta olemassa olevalta yritykseltä. Tyyppiesimerkki laskutettavasta palvelusta on ”määräaikaissopimus” johonkin yritys- tai palvelunumerohakemistoon kuulumisesta. Palvelukin saattaa olla oikeasti olemassa, mutta sitä ei tosiasiassa kukaan käytä, eikä se siis hyödytä toimintaasi mitenkään. Ota huomioon, että tämä on vain yksi esimerkki huijauslaskun sisällöstä. Olennaista on, ettet ole oikeasti tehnyt sopimusta tämän ”palveluntarjoajan” kanssa. Huijariyritykset voivat lähestyä puhelimitsekin, mutta se onkin sitten jo oma aiheensa.
Joskus laskun lähettäjän tavoitteena on imitoida jotain muuta yritystä. Laskun lähettäjäyrityksen nimi ja logo saattavat muistuttaa hyvin vakuuttavasti jonkin toisen, ihan rehellisen, palveluntarjoajan nimeä ja logoa. Saatat siis erehtyä maksamaan imitaattorille turhaan luullessasi maksavasi aidon palveluntarjoajan aidosta palvelusta. Yleensä nimessä ja/tai logossa on jotain hyvin pientä eroa, jolla huijariyritykset pyrkivät välttämään teknisiä juridisia ongelmia.
Laskuja saattaa tulla myös aidon palveluntarjoajan nimellä, mutta huijarin tilinumerolla. Täten, jos tilinumero poikkeaa aiemmasta, etkä voi olla varma, että lasku on tullut oikeasti siltä yritykseltä, jolta lasku väittää, on syytä ottaa yhteyttä palveluntarjoajaan ja varmistaa, onko tilinumero oikeasti muuttunut. Tähän yhteydenottoon on syytä etsiä yhteystiedot palveluntarjoajan omilta sivuilta, sillä huijauslaskuun on saatettu ilmoittaa yhteystiedoiksi huijarin tiedot. Joissain taloushallinnon ohjelmistoissa saattaa olla ominaisuus, joka huomauttaa tutun toimittajan poikkeavasta tilinumerosta. Älä kuitenkaan oleta, vaan varmista asia taloushallinnon asiantuntijaltasi, onko käyttämässäsi ohjelmistossa tällaista ominaisuutta.
Huijauslaskuissa on harvemmin ”tilaajan” nimeä, sillä se osoittaisi liian selkeästi sen, kenen oletettavasti pitäisi olla tietoinen tilauksen yksityiskohdista ja kenen lasku tulisi tarkistaa. On syytä myös huomioida, että huijauslaskut voivat liittyä palveluiden ohella myös tavaroihin, mutta se on harvinaisempaa, sillä niiden olemassaolon puute on paljon herkemmin havaittavissa.
Laskujen summat vaihtelevat tyypillisesti kympeistä joihinkin satasiin, sillä ne ovat yleensä niin ’pieniä’ summia, etteivät ne herätä erityistä huomiota tai kiinnostusta. Pitää kuitenkin muistaa, että nämäkin pienet summat voitaisiin käyttää johonkin järkevään huijareiden sijaan. Huijauslaskun maksaminen myös osoittaa huijarille, että organisaatiosi on huijattavissa ja laskuja kannattaa lähettää teille uudestaankin. Tosin se, että huijauslaskua ei maksa, ei valitettavasti ole tae sille, etteikö huijari yrittäisi uudelleen.
Mikä avuksi?
Ensimmäinen ja tärkein avainasia on tarkkaavaisuus laskuja tarkistaessa ja hyväksyessä. Vaikka laskujen tarkastaminen ei välttämättä olekaan intohimosi, se on syytä tehdä huolellisesti. Laskujen käsittelyä ei kannata delegoida muille, elleivät he ole olleet vastuussa palveluiden ja tavaroiden ostamisesta tai tilaamisesta. Laskun aiheellisuus ja sisältö tulisi tarkastaa aina sen henkilön toimesta, joka on tilannut palvelun/tuotteen. Laskujen tarkastamista helpottaa, mikäli otatte käytännöksi pyytää jo tilausvaiheessa laskulle oman viitteen (esim. tilaajan nimi).
Koska taloushallinnon ammattilaisesi ei lähtökohtaisesti tiedä, mitä organisaatiosi on ostanut tai tilannut, et voi olettaa, että hän huomaa huijauslaskut ja olisit siksi turvassa niiltä. Ammattilainen saattaa kokemuksesta tunnistaa tyypillisiä huijauslaskuja tai tuntemiaan huijariyritysten nimiä ja siksi osaa kyseenalaistaa ne, mutta vastuu huijauslaskujen havaitsemisesta on tarkastavalla (ja mahdollisesti hyväksyvällä) taholla.
Jos huijauslasku onkin sitten päässyt läpi tarkastuksesta ja hyväksynnästä ja se on jo maksettu… Noh, se on vähän kuin rahaa heittäisi roskiin eli valitettavasti menetettyä rahaa. Rahoja on haastavaa, ellei jopa mahdotonta saada huijareilta takaisin. Eivätkä yksittäisten laskujen summat yleensä ole sen vaivan arvoisia.
Havaitsin huijauslaskun, mitäs nyt?
Ennen muita toimia selvitystyö laskun aiheellisuudesta ja sisällöstä oman organisaation sisällä on ensiarvoisen tärkeää. Sitä seuraavat toimet riippuvat vähän laskusta, lähtökohtaisesti saatavat olisi syytä välittömästi kiistää kirjallisesti eli esimerkiksi sähköpostilla. Näin varmistat selustaasi, mikäli (tai kun) huijari alkaa uhkailemaan saatavien perinnällä. Oikein toimivat perintätoimistot eivät peri kiistanalaisia saatavia ja siksi yleensä perintäuhkaukset jäävät uhkauksen tasolle, sillä huijarilla ei ole sopimusta saatavien aiheellisuuden todistamiseksi, koska sellaista ei ole koskaan tehty. Aidon palveluntarjoajan nimissä tehtyyn huijauslaskuun, ei tarvitse reagoida, kunhan olet selvittänyt palveluntarjoajalta, että lasku ei ole tosiasiassa heidän lähettämänsä.
Huijauslaskuja käsittelevässä kahvipaussissa esittelemme lyhyesti keskeiset vinkit huijauslaskujen tunnistamiseksi sekä miten kannattaa toimia huijauslaskun havaittua. Kurkkaa kompakti listaus täältä!
Konsultointi TaloushallintoTilaa uutiskirje