Tennisseuroissa monesti laskutetaan valmennuskaudet muutamassa osassa. Nyt kun koronaepidemia laittoi kaikkien toiminnan tauolle maaliskuussa, niin jo maksettujen valmennusmaksujen osalta on varmasti erilaisia tilanteita. Osa pelaajista on ehtinyt maksaa kauden loppuun asti maksut. Toiset taas ovat maksaneet sopivasti suunnilleen tauon alkuun asti.
Vielä on epävarmaa, pääsevätkö harjoitukset jatkumaan enää kevätkaudella. Täytyy siis päättää miten maksujen ja mahdollisten palautusten osalta toimitaan.
Jäsenmaksujen osalta lähtökohta on, että ne tulee maksaa, vaikka toiminta on keskeytyneenä. Valmennusmaksujen osalta maksujen alennus tulee yleensä kyseeseen, jos toiminta ei vastaa sovittua. Toki korvaavaa toimintaa voi pyrkiä järjestämään, mutta täyden maksun periminen koko kevään ajalta lienee vain harvoin perusteltua. Seurojen tilanteet varmasti vaihtelevat paljon sen suhteen, saako seura kuluja säästettyä. Esimerkiksi tilavuokrien, palkkojen, vakuutusten, yms osalta.
Jos ylimääräisiä maksuja on jo ehditty laskuttaa, tulee kyseeseen ainakin kolme toimintamallia sekä niiden yhdistelmiä:
- Ylimääräiset maksut voidaan palauttaa pelaajalle,
- Ylimääräiset maksut voi siirtää kesä- tai syyskaudelle tai järjestää muuta korvaavaa toimintaa, kun harjoitukset taas jatkuvat,
- Jäsenet voivat lahjoittaa ylimääräisiä maksuja seuralle.
Valittiin mikä toimintamalli tai niiden yhdistelmä tahansa, seuralle aiheutuu jonkin verran hallinnollista työtä, joka isoissa seuroissa voi viedä kymmeniäkin tunteja. Tennisseuroilla apuna kannattaa käyttää TennisClubia. Sieltä saa ensinnäkin poimittua esim. Excel-taulukkoa hyödyntämällä listan ylimääräisistä maksuista, joita jäsenet ovat maksaneet. Lisäksi TennisClubiin voi tallentaa korvaustunteja sekä siirtää kausimaksua hyvitettäväksi tulevien kausien laskuissa. Alla on pari käytännön vinkkiä tähän.
Korvausjärjestelmän käyttö tuntisaldojen siirtoon
Ottamalla korvausjärjestelmän käyttöön, pelaajille voi varastoida yksittäisiä harjoituskertoja, joita voi käyttää myöhemmin. Korvaustuntisaldoja voi siirtää kausilta toisille jättämällä edellisen kauden korvausjärjestelmän ”päälle”. Näin saldot ovat käytettävissä esim. seuraavana syksynä. Jos seuralla on mahdollisuus järjestää esimerkiksi kesällä korvaavaa toimintaa, niin perustamalla kesälle uuden valmennuskauden pelaajat voivat käyttää kevään saldoa näppärästi varaamalla “korvaustunteja” TennisClubista.
Syyskauden maksuhyvitykset “liikuntaseteleinä”
Pelaajat -> kausihinnat -välilehdellä on mahdollisuus asettaa kohtaan ”Liikuntasetelit” summa, joka vähennetään tulevasta kausilaskusta. Keväältä laskutetut ylimääräiset maksut voi merkitä pelaajille ko. kohtaan, jolloin järjestelmä huomioi hyvitykset automaattisesti syksyn laskutuksessa.
Toivottavasti näistä vinkeistä on apua. Jos tarvitset teknistä tukea esim. palautusten laskemiseen tai neuvontaa juridisissa kysymyksissä, ota rohkeasti yhteyttä vaikka chattimme kautta.
Henrik Zilliacus